|
SharePoint Services 3.0 - újdonságok
A cégeknek folyamatosan gondoskodniuk kell a hatékony közös munkafolyamatok kialakításáról,
az egyszerű, naplózott véleményezésről és a csapatok szinkronizálásáról. A Windows SharePoint Services legújabb, 3.0-s tagja kiváló
megoldást adhat mindenféle információs együttműködésre.
Dokumentumkezelés
Már a legkisebb cégeknek is szükségük van olyan háttérszolgáltatásra, amely
egyszerűsíti a dokumentumkezelést, hatékonnyá teszi a munkatársak közötti
információáramlást, és lehetőséget ad a korábbi munkák közötti áttekinthető keresésre. De többnyire
mégsem építenek ki ilyen szolgáltatást, mert sokat tudó infrastruktúra
kellene hozzá, és a szolgáltatás maga igen drága lenne. Nagyvállalatoknak
ez persze nem akadály, a kis- és középvállalatok (kkv) azonban nem engedhetnek
meg maguknak nagyobb beruházást.
Integrációs szintek
 A WSS már magában is nagyon sokrétű, emiatt igen nehéz összefoglalni a tudását; itt csak a legsűrűbben használt, illetve mindenkinek hasznos
funkciókat igyekszünk majd bemutatni. Az egyik az állomány-WSS integráció: a csatlakozási alappontot a Windows SharePoint Serviceszel az
állománymegosztás szintjén érhetjük el: tetszőleges dokumentumot menthetünk el a portálra, s a dokumentumot ettől kezdve a többi felhasználó is
elérheti - aszerint persze, hogy milyenek a jogosultságai. Ha tehát az adott megosztásra másolunk egy állományt, akkor az a portál felől is láthatóvá válik,
s viszont. Ez nagyon egyszerűvé teszi a dokumentumok kezelését. Újdonság, hogy a portálra töltött dokumentumokon
egyedileg és részletesen szabályozható a biztonság; egy-egy kényesebb dokumentumot a többitől függetlenül is védhetünk.
Ha az új Office 2007-tel mentjük a dokumentumokat, akkor persze külön szolgáltatásokat is kapunk: nemcsak az állománylistát látjuk, hanem a WSSben
extra adatként definiált mezőket is. S ha innen mentünk dokumentumot a portálra, akkor az extra mezőket már itt is kitölthetjük; ha például
a "Részleg" információt el akarjuk majd kérni, akkor azt már a Wordben is megadhatjuk. Ezenfelül minden dokumentumtárhoz
e-mail címet rendelhetünk, s azon át a rendszer dokumentumokat fog fogadni. Ha tehát csatolmányként elküldjük e-mailben az anyagot, akkor
az automatikusan kikerül a portálra. Az egyedi szerkesztésre a Checkout parancs szolgál: az adott felhasználóhoz köti a dokumentum szerkesztésének
jogát. Emellett persze mindenváltozás után verziókezeléssel mentődik el az állomány, s ezáltal bármikor vissza lehet térni egy korábbi változatra.
A WSS 3.0-ban új a Lomtár is: abba kerülnek a törölt dokumentumok. Általános tapasztalat, hogy a felhasználók hajlamosak előbb törölni, s csak
utána gondolkodni azon, hogy a törlésből milyen következmények adódnak; a Lomtár tehát nagyban segíti a munkák visszanyerését.
Workflow
A .NET keretrendszer
3.0-s változatában megjelent a munkafolyamat támogatása, és a WSS ezt ki is használja. Szinte tetszőleges listaelemet (dokumentumot vagy bármi
egyebet) betehetünk a munkafolyamatba, és ott jóvá lehet hagyatni vagy általában bármilyen folyamaton végig lehet léptetni. Sajnos a WSSnek
nincs munkafolyamat-szerkesztő felülete, vagy meg kell tehát elégednünk a beépített háromlépéses munkafolyamattal (abban definiálhatjuk a
három értéket felvevő mezőt, illetve a feladatokat is státuszléptetéskor), vagy külön kell terveznünk egyet, például Visual Studióval.
Dokumentumtípusok
A WSS 3.0 újdonságai közé tartozik a Content Type, vagyis a tartalom típus.
Persze ne az MP3-, DOC-, Excelés egyéb állománytípusok definiálására gondoljunk; saját feltételek szerint
állíthatjuk be, hogy az adott állomány milyen csoportba tartozik, s ez független az állománynév kiterjesztésétől. Ez azért hasznos, mert ha például
egy bizonyos projekt összes dokumentumát egy helyen szeretnénk tárolni, akkor ugyanarra a helyre kerülnek majd a szerződések és minden
marketinganyag is. Ezek persze másként festenek és más adatokat is foglalnak magukban, más adatokat kell tehát elkérni a felhasználóktól: az egyikhez
a sajtómegjelenés napját, a másikhoz a szerződés típusát. Az egyiket tehát jogi típusúnak definiálhatjuk, a másikat meg marketingtípusúnak,
és az állományoknak ennek megfelelő extra mezőik lehetnek. Sőt a típustól
függően kérhetünk munkafolyamatot a kérdéses dokumentumra. Megkövetelhetjük például, hogy a jogi anyagokat mindenképpen előre meghatározott lépésekben kelljen jóváhagyatni.
Excel- és Access-integráció
Mivel az Excel és az Access a legsűrűbben használatos vállalati programok közé tartozik, a Microsoft arra
jutott, hogy szükség volna valamiféle dinamikus kapcsolatra e két szoftver és a WSS között. A kiszolgáló- és ügyféloldal között talán itt a legszorosabb
az integráció: Excelből és Accessből is közvetlenül lehet adatokat kitenni a portálra. Próbaképpen egy telefonszám-listát exportáltunk Excelből
a WSS-be, s a listának azonnal jól használható hivatkozása lett: http://virtual2003/Lists/Telefonszamok. Általában is igaz a WSS-re, hogy minden
elérési utat szövegesen állít elő, nem kell tehát nehezen megjegyezhető számokkal és kódokkal dolgozunk. Az exportálás végeredményét azonnal
lehet online szerkeszteni, sőt egyetlen kattintással Excelbe vagy Accessbe visszaküldeni. Ha módosítjuk az ilyen visszaküldött adatokat, akkor szintén
egyetlen kattintással frissíthetjük őket a portálon.
Outlook-integráció
A levelezőprogram talán kevésbé szorosan kapcsolódik a WSS-portállal, de mindenképpen hasznos pontokon. Az összes központilag tárolt, publikus
névjegykártya és időpont szinkronizálható a lokális Outlookba. Ezzel az integrációval leginkább azt lehet elérni, hogy ki-ki láthassa a
mindenkinek fontos kapcsolattartókat és időpontokat, de mégis maga szervezhesse a programját. Az Outlook indításakor az első beállítás után ez a
két tároló automatikusan frissül. Persze ha kell, akkor mindenkinek szerkesztheti a portál felületén is az adatait, s a fontos adatokat ezzel másnak
is hozzáférhetővé teheti. Ezenfelül fel lehet iratkozni a WSSbeli fontos eseményekre: a portál magától értesíthet bennünket, mondjuk,
egy állomány megváltozásáról vagy egy újabb hozzászólás beérkezéséről. Ezek az értesítések különlegesen formázott e-mailként érkeznek meg a
felhasználóhoz, s emiatt igen egyszerű őket csoportosítani, vagy valamilyen speciális figyelmeztetést (hangot) kapcsolni hozzájuk.
De ha nem akarunk mindig mindenről e-mailt kapni, akkor elég, ha szokásos RSS-olvasónkkal (Outlook 2007, Internet Explorer 7 stb.) feliratkozunk
a nekünk fontos lista RSS-folyamára, s máris látszik minden módosítás - ha épp akarjuk.
Egyéb szolgáltatások
A WSS sokféle előre definiált tartalommal bővíthető; s ezek általában jól használhatók a csoportportálokon. Ilyen például a dokumentumtár, űrlaptár,
Wiki, képtár, hirdetmények, kapcsolattartók, fórum, hivatkozások, naptár, feladatok, problémakövetés (Issue tracking), kérdőív, egyedi listák és egyszerűbb
weblapok. Ezekből gyakorlatilag teljesen felépíthetjük a munkacsoport-oldalt, s azt azután böngészőből (web és RSS), Office-termékekből, emailből
(értesítés és beküldés) és állomány- megosztásról is elérhetjük.
Forrás: Computerworld
|
|
|
|
|
